Policy bedrijfsapp Beau
Verwelkoming
We zijn blij en trots jou te mogen verwelkomen als gebruiker van onze bedrijfsapp, Beau genaamd. Beau is niet louter een communicatiemiddel tussen drie partijen (klant – huishoudhulp – consulent), maar zal ook gebruikt worden voor het delen van documenten (afspraken, procedures, loondocumenten, getekende contracten,…) en voor het gebruik maken van formulieren (verlofaanvragen, meldingen (schade, ziekte, arbeidsongeval,…)).
Om die reden is het belangrijk dat we een aantal duidelijke afspraken maken, zodat de werking optimaal kan verlopen.
Deze policy is louter een aanvulling op het geldende arbeidsreglement. In deze policy belichten we enkel de zaken specifiek met betrekking tot de app. Voor alle andere geldende afspraken, regels, procedures of sancties, verwijzen wij nog steeds naar het arbeidsreglement ter vervollediging.
Bedrijfswaarden
Beau is voor ons een grote stap inzake digitalisering. In tegenstelling tot wat velen misschien verstaan onder digitalisering, is het onze bedoeling om méér persoonlijke contacten te onderhouden, en zo een betere service te kunnen verlenen aan onze klanten, huishoudhulpen én consulenten.
Daarbij blijven onze waarden (de OOOH-waarden) meer dan ooit centraal staan:
- Opmerkelijk: enerzijds zal er in de app plaats zijn voor positieve en constructieve aandacht. Anderzijds zal de app ruimte creëren voor de consulenten om de huishoudhulpen beter te begeleiden en tijd vrij te maken voor een gesprek.
Opwekkend: De app zal voor alle gebruikers (klanten, huishoudhulpen, consulenten) een meerwaarde betekenen, waardoor we enthousiast de samenwerking kunnen verderzetten en optimaliseren.
Onderbouwd: met Beau willen wij ons onderscheiden op een sterk concurrerende markt. Achterliggend werd reeds lange tijd alles in het werk gesteld met verschillende partners, om een volwaardige en complete app aan onze huishoudhulpen, klanten en consulenten te kunnen voorstellen.
Hartelijk: We geven om onze mensen, en we willen tijd creëren om de persoonlijke banden te verbeteren, om voor iedereen de beste oplossing te kunnen voorzien. Meer dan ooit zijn jullie (klanten en huishoudhulpen) welkom bij jullie consulenten op kantoor voor een koffie en een warme babbel.
Hoe Beau gebruiken?
Je dient het GSM-toestel waar de applicatie op staat steeds bij de hand te hebben op de werkplaats, zodat je op elk moment jouw planning kan voorleggen in het geval van sociale inspectie op de arbeidsvloer.
In het arbeidsreglement staat volgende opmerking: “Het is aan de werknemer niet toegelaten om tijdens de arbeidstijd zijn/haar persoonlijk GSM-toestel te gebruiken, tenzij de verantwoordelijke van de dienst dit bij dringende noodzakelijkheid voorafgaand heeft toegestaan of dit noodzakelijk zou zijn voor de dienst”.
Het wordt via deze policy uitdrukkelijk wél toegestaan om jouw persoonlijk GSM-toestel tijdens de arbeidstijd te gebruiken om de prestaties te registreren aan het einde van zijn/haar werktijd. De klant wordt hiervan ook op de hoogte gebracht. Dit dient echter beperkt te blijven tot de tijd die nodig is om de prestatie te registreren.
De vaststelling van de arbeidstijd en controle op de duur van de geleverde arbeidsprestatie zal níet gebeuren via de app. Er zal ook géén locatie vastgesteld kunnen worden via de app.
Vanaf heden zal je de gepresteerde arbeidstijd kunnen aantonen via het digitale prestatieformulier. Zo worden de geleverde prestaties op dagelijkse basis bevestigd. Indien je zelf geen internet ter beschikking hebt, zullen deze bevestigingen via het Wi-Fi netwerk doorkomen, bij jou thuis of van zodra je langskomt op het gebruikelijke Blink kantoor.
Indien je je vergist bij het invullen van de documenten, verwittig je onmiddellijk jouw consulent.
Prestaties – Mijn planning
Jouw planning kan je vanaf heden steeds raadplegen via het digitale prestatieformulier. Hier dien je op dagelijkse basis je prestaties te bevestigen. Is er alsnog een wijziging nodig, dan moet je steeds vooraf hierover je consulent telefonisch contacteren.
Elke wijziging in je planning zal onmiddellijk door de consulent worden verwerkt, waarna je een melding zult krijgen van wijziging in het prestatieformulier. De wijziging kan je via de app goedkeuren. Indien je niet akkoord gaat met de voorgestelde wijziging, neem dan telefonisch contact op met jouw consulent.
Elke wijziging die tijdig wordt doorgegeven aan je consulent, zal resulteren in een nieuwe versie van het digitaal prestatieformulier.
Voor wijzigingen in de planning vraag je nog steeds voorafgaandelijk een goedkeuring aan jouw consulent (verlof, ziekte, de werkplaats eerder verlaten,…)
De elektronische cheques blijf je nog steeds op dagelijkse basis via de app van Sodexo (Job Tracker 2.0) registreren.
De papieren cheques worden bij elke prestatie ingescand. Dat kan op het moment dat je een prestatie bevestigt. Het scannen gebeurt via de camera op jouw gsm, die een foto maakt van de streepjescode. Je scant elke cheque apart. De app controleert onmiddellijk of de cheques nog geldig zijn.
De papieren cheques moet je nog steeds op het einde van de maand binnenbrengen op kantoor, waar het aantal cheques zal afgestemd worden met het aantal cheques dat werd geregistreerd in de app.
Via het digitaal prestatieformulier geef je het effectief aantal gewerkte uren door en, indien afwijkend van de geplande uren, vermeld je de oorzaak van het te laat komen/vroegtijdig vertrekken.
Opgelet: elke afwijking wordt onmiddellijk aan de klant gemeld, zodat deze hier steeds van op de hoogte is. Wanneer je aangeeft dat je vroeger bent gestopt op vraag van de klant, zal aan de klant gevraagd worden dit ook te bevestigen via de app.
Je vakantie en verlof
Alle vakantie (betaald verlof, klein verlet, gewettigde afwezigheid,…) dient steeds aangevraagd te worden via een formulier op de app. De originele aanvraag zul je terugvinden bij jouw persoonlijke documenten. Bij ontvangst én goedkeuring van het formulier door jouw consulent, zal die een aanpassing doen in jouw planning, waarna dit
als wijziging binnenkomt in je kalender, die door jou bevestigd dient te worden. Hou wel rekening met de geldende afspraken omtrent verlofaanvragen:
Verlof van méér dan 1 week: minstens 4 weken op voorhand
Verlof van minder dan 1 week of losse dagen: minstens 2 weken op voorhand
Onvoorziene afwezigheden: je dient dit onmiddellijk telefonisch aan te vragen bij jouw
consulent en in ieder geval uiterlijk voor het normale aanvangsuur. Vervolgens zal je de afwezigheid alsnog via het formulier registreren.
Opgelet: een aanvraag betekent geen automatische goedkeuring. Pas na uitdrukkelijke goedkeuring van de consulent (door aanpassing van de planning) is de goedkeuring definitief. Voor verlof op lange termijn zal een schriftelijke goedkeuring gegeven worden zolang de betreffende data niet in de kalender zichtbaar zijn.
Soorten afwezigheden
Feestdagen: deze zullen steeds te raadplegen zijn in de planning én in de agenda.
Klein verlet: verwittig je consulent minstens 1 dag op voorhand (behalve in geval van
geboorte of overlijden).
Verlof om dwingende reden (= familiaal verlof)
Gewettigde afwezigheid: Indien je om persoonlijke redenen niet kan gaan werken, ben je
verplicht de consulent op voorhand te verwittigen en de toelating tot afwezigheid van deze uren te vragen.
In alle bovenstaande gevallen dien je je consulent tijdig (= ten laatste voor aanvang van de werkdag) te verwittigen, en vervolgens binnen de 48u de nodige attesten te bezorgen via het verlofformulier.
Bel uw kantoor
Voor alle dringende meldingen of vragen, dien je steeds telefonisch contact op te nemen met je kantoor. Door op het icoontje te klikken, verschijnt meteen het telefoonnummer van jouw kantoor. Je belt niet via de app (dus niet met Wi-Fi of 4G), maar wel met jouw telefoon en dus via jouw abonnement of pre-paid-kaart. In volgende specifieke gevallen is telefonisch contact steeds verplicht:
- Onverwachte afwezigheid (ziekte, klein verlet, familiaal verlof,…)
- Laattijdig op het werk
- Vroegtijdig de werkplek verlaten
Als je de toelating verkrijgt de arbeid te onderbreken, zal je de vertrektijd registreren bij het weggaan.
Vervolgens zal je via de desbetreffende formulieren in de app de afwijking onderbouwen aan de hand van een document of een attest.
Te laat komen of vroegtijdig de arbeidsplaats verlaten
Het afwijkend werken van je planning belemmert de goede gang van zaken en de dienstverlening ten opzichte van de klant. Daarom is het verplicht het werk op de vastgestelde tijdstippen aan te vatten en te beëindigen.
Contacteer jouw klant en jouw consulent zo snel mogelijk via het prikbord om te laten weten dat je te laat zult zijn. Verwittig de klant vervolgens opnieuw wanneer je bent aangekomen.
Indien mogelijk haal je de verloren tijd onmiddellijk in. Zo niet (wanneer er nog een volgende klant gepland staat, of wanneer de klant duidelijk maakt dat dat voor hem/haar niet mogelijk is), dan spreek je met de klant af wanneer je de verloren tijd wel kan inhalen. Breng je consulent op de hoogte van de gemaakte afspraken met jouw klant.
Indien je door persoonlijke omstandigheden of op vraag van de klant vroeger de arbeidsplaats verlaat, dan zal je hiervoor steeds voorafgaandelijke toestemming vragen aan je consulent. Jouw consulent zal op dat moment de mogelijkheden bekijken en indien nodig contact opnemen met de klant.
Wanneer de reden van vertraging of vroegtijdig vertrekken buiten jouw wil om is, dienen de nodige bewijsstukken voorgelegd te worden (vb. Door een attest van politie, buschauffeur, bevoegde instantie, school, opvang,…). Dat is mogelijk via het verlofformulier op de app.
Contacteer uw consulent
Alle vragen of meldingen die niet dringend zijn, kunnen steeds via de app gesteld worden aan jouw consulent. Vanaf heden vermijden we vragen via SMS, mail, WhatsApp, Facebook,…
Jouw consulent (of vervangend consulent) zal jou steeds binnen 1 werkdag een antwoord bezorgen
Contacteer uw klant
Alle vragen of berichten aan jouw klant (of van jouw klant) verschijnen op het prikbord (zie Waves). Je hebt per klant een apart prikbord. De klant kan via deze manier ook zijn vragen of takenlijstjes doorgeven. De consulent kan deze gesprekken raadplegen, maar zal ze niet standaard opvolgen. Onderlinge afspraken (omtrent verlof, wijziging uren/dag,…) dienen nog steeds rechtstreeks aan de consulent gemeld te worden.
Upload ziekteattest
Neem voor aanvang van de werkdag telefonisch contact op met jouw consulent en contacteer indien mogelijk jouw gezinnen van die dag.
Het geneeskundig getuigschrift moet binnen de 48u na aanvang van de arbeidsongeschiktheid via de app aan het kantoor worden bezorgd. Dit zal mogelijk zijn via een formulier (zie “Upload ziekteattest” op het startscherm) waar een foto van het getuigschrift kan worden aan toegevoegd.
De foto dient duidelijk én volledig te zijn en moet volgende zaken bevatten:
Jouw identiteit;
de periode van ongeschiktheid met begin- en einddatum;
het feit of de woonst al dan niet mag verlaten worden;
herval of verlenging van ziekte;
naam, volledig adres of stempel en handtekening van een dokter in de geneeskunde.
Het is vervolgens, na het inscannen niet meer nodig om het origineel getuigschrift op kantoor binnen te brengen.
In geval van verlenging van de ongeschiktheid of herval, dient dezelfde procedure gevolgd te worden als bij een nieuwe ziekte en zal je eerst telefonisch contact opnemen met de consulent en vervolgens een nieuwe melding via het formulier indienen.
Indien je vroeger wenst te hervatten dan de einddatum die werd aangegeven op het geneeskundig getuigschrift, neem dan zeker eerst contact op met jouw consulent.
Melding arbeidsongeval
Van zodra je een dokter hebt gezien (huisarts of spoed), kan je via de app het ongevallenformulier invullen en de nodige documenten toevoegen. Dit moet binnen de 24u aan de werkgever kenbaar gemaakt worden.
De documenten die dienen ingevuld te worden door een dokter, kan je ook steeds terugvinden en downloaden in de app bij “Documenten”.
Indien mogelijk kunnen ook steeds foto’s toegevoegd worden van de plaats en de omstandigheden van het ongeval, maar dit mag enkel met de uitdrukkelijke toestemming van de klant of andere derde partij.
Bij een ongeval naar of van het werk, kan een PV van de politie, of een getuigenverklaring worden toegevoegd indien deze van toepassing zijn.. Ook deze kunnen via het ongevallenformulier aan jouw kantoor worden bezorgd.
Schade
In geval van schade bij de klant, dien je zo snel mogelijk (en liefst ter plaatse) het schadeformulier op de app in te vullen. Het schadeformulier kan je terugvinden in de kalender, wanneer je op de betreffende prestatie klikt.
Hierbij dien je de omstandigheden te vermelden en een omschrijving te geven van de aangerichte schade. We vragen ook steeds om foto’s toevoegen, maar dit mag enkel met de uitdrukkelijke toestemming van de klant.
De klant krijgt vervolgens een gelijkaardig formulier waarbij hij/zij een factuur, offerte of raming van de schade kan aan toevoegen.
Afwijkende starttijd
Wanneer je op voorhand weet dat je op een ander uur zal starten dan voorzien in de planning, dan is het wettelijk verplicht om dit te melden. Dit is van belang voor zowel een eventuele sociale inspectie als voor de verzekering. Deze knop is heel belangrijk en
dient correct gebruikt te worden.
Interne preventiedienst
Via de app kan er rechtstreeks contact opgenomen worden met de interne preventiedienst om melding te doen van geweld, pesterijen, ongewenst seksueel gedrag of discriminatie.
Bij “formulieren” vind je een document dat je al dan niet anoniem kan invullen om iets te melden.
Privacy
Het gebruik van de applicatie verloopt volledig conform de GDPR-wetgeving. Onze bedrijven doen hiervoor ook beroep op Alundi, deze onderaannemer volgt ook de nodige wetgevende richtlijnen omtrent GDPR.
We verwijzen graag door naar de (https://blinkhome.be/privacy-policy) en (https://alundi.eu/nl/privacy/beau/).
Sancties
Bij niet-naleving van de voormelde regels kan de werkgever de straffen toepassen zoals voorzien in het arbeidsreglement. Dit kan gaan van een mondelinge of schriftelijke vermaning, over een schorsing van de arbeidsovereenkomst gedurende één werkdag tot ontslag.
Elk bedrog of poging tot bedrog in verband met het vaststellen van het begin en het einde van de arbeidstijd, kan ontslag om dringende reden tot gevolg hebben.
Raadplegen documenten
Op het startscherm zal steeds de knop “Documenten” beschikbaar zijn. Daaronder zal je kunnen kiezen voor “documenten” of “formulieren”. Documenten zijn bestanden die je kan raadplegen (arbeidsreglement, procedures, medisch attest arbeidsongeval…) en eventueel afdrukken. Formulieren zijn bestanden die kunnen ingevuld worden via de app en automatisch worden doorgestuurd naar jouw kantoor (aanvraag werkkledij, ontvangst sleutel klant,…).
Ook alle persoonlijke documenten (loonbrieven, doorgestuurde formulieren, …) zal je daar terugvinden.
Verbeteringen
Een app is geen statisch gegeven, en daarom zal Beau onderworpen blijven aan allerlei wijzigingen in de toekomst. Verbeteringen mogen steeds eenzijdig doorgevoerd worden. De betrokken partijen zullen hiervan steeds op de hoogte gebracht worden.
NL 
FR